Zásady ochrany osobních údajů

Úvodní ustanovení

Tyto zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) slouží k plnění informační povinnosti dle čl. 13, 14 a 26 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).

Dokument popisuje, jakým způsobem společnost EPRE Leopoldova s.r.o., se sídlem Hanusova 496/6, Michle, 140 00 Praha 4, IČO: 04651405, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 251454 (dále jen „Správce“), zpracovává osobní údaje fyzických osob (dále jen „Subjekt údajů“ nebo „Klient“) v souvislosti se svojí developerskou činností, prodejem bytových a nebytových jednotek, provozem webových stránek www.dum-leopold.cz (dále jen „Webové stránky“), klientského portálu Realpad a souvisejících aktivit.

Vztah ke skupině ENERGO – PRO Real Estate

Správce je součástí podnikatelské skupiny s mateřskou společností ENERGO – PRO Real Estate s.r.o. (dále jen „EP RE“). V rámci této skupiny dochází ke zpracování údajů ve dvou odlišných režimech:

1. Společná správa (Administrace a prodej):

Pro účely správy obchodních případů v CRM systému Realpad vystupují Správce a EP RE jako společní správci (čl. 26 GDPR). EP RE zajišťuje technickou platformu a administrativní podporu, Správce realizuje prodej. Vaše práva můžete uplatnit u kteréhokoli z nich, primárním kontaktem je Správce.

1. Samostatná správa (Marketing skupiny):

Pro účely nabízení jiných nemovitostních projektů skupiny vystupuje EP RE jako samostatný správce. K předání Vašich údajů do EP RE pro tento účel dochází výhradně na základě Vašeho souhlasu.

Kontaktní údaje Správce

Pro uplatnění práv dle GDPR nebo v případě dotazů se můžete obrátit na Správce:

• Adresa: Hanusova 496/6, Michle, 140 00 Praha 4
• E-mail: realestate@energo-pro.com
• Telefon:+420 603 736 790
• Datová schránka: 29yegkt

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), jelikož mu tato povinnost ze zákona nevznikla.

Účely zpracování, právní základy a doby uchování

Správce zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro níže uvedené účely.

1. Jednání o smlouvě a prodej

Účel: Vyřízení poptávek, organizace prohlídek, vedení obchodního případu ve sdíleném CRM systému Realpad, příprava a plnění smluv (rezervační, smlouva o smlouvě budoucí, kupní smlouva), klientské změny, financování, předání jednotky. Činnosti jsou vykonávány ve společné správě s EP RE.

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy a opatření před uzavřením smlouvy).

Doba uchování: Po dobu trvání smluvního vztahu a následně 10 let (promlčecí lhůty pro případné spory). V případě neuzavření smlouvy (pouhá poptávka) 6 měsíců od poslední komunikace.

1. Plnění právních povinností

Účel: Vedení účetnictví, daňová agenda, plnění povinností AML (zákon proti praní špinavých peněz), archivace.

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Doba uchování: Dle lhůt stanovených právními předpisy (např. 10 let pro daňové doklady a AML identifikaci).

1. Oprávněné zájmy Správce

Účel:

• Obrana právních nároků (vymáhání pohledávek, spory).
• Přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům (tzv. soft opt-in týkající se vlastního projektu).
• Základní analytika webu a bezpečnost IT systémů.
• Předání údajů správci domu/SVJ pro zajištění správy nemovitosti.

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchování: Po dobu trvání oprávněného zájmu, nejdéle však do vznesení oprávněné námitky.

1. Marketing na základě souhlasu

Účel:

• Zasílání newsletterů osobám, které nejsou klienty.
• Předání údajů společnosti EP RE (jako samostatnému správci) za účelem nabídky jiných realitních projektů skupiny (cross-selling).
• Marketingové cookies.

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Doba uchování: 36 měsíců od udělení souhlasu/poslední interakce nebo do odvolání souhlasu.

Rozsah zpracovávaných údajů

Zpracováváme pouze údaje nezbytné pro daný účel:

• Identifikační údaje: Jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo (je-li vyžadováno katastrálním zákonem anebo zákonem proti praní špinavých peněz), číslo OP/pasu, adresa trvalého pobytu.
• Kontaktní údaje: E-mail, telefonní číslo, korespondenční adresa.
• Údaje o předmětu koupě: Číslo jednotky, cena, splátkový kalendář, údaje o financování (hypotéka), klientské změny.
• Technické údaje: IP adresa, logy, cookies (při návštěvě webu).

Příjemci osobních údajů

Vaše údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců:

1. Společní správci:

• Mateřská společnost EP RE v rozsahu správy CRM Realpad a podpory prodeje. Sdílení je založeno na dohodě o společné správě za účelem efektivního odbavení Vaší poptávky a plnění smlouvy.

1. Samostatní správci:

• Mateřská společnost EP RE v rozsahu přímého marketingu jiných developerských projektů skupiny. Předání probíhá pouze na základě Vašeho výslovného souhlasu. EP RE následně zpracovává údaje dle vlastních zásad zpracování osobních údajů.
• Orgány veřejné moci (katastrální úřad, finanční úřad, soudy).
• Banky (financování, úschovy).
• Správcovská společnost objektu a SVJ.

1. Zpracovatelé:

• Poskytovatelé IT služeb (hosting, technický provozovatel platformy Realpad), externí účetní, marketingové agentury.

Předávání do třetích zemí

Primárně zpracováváme data v EU/EHP. Pokud využíváme nástroje poskytovatelů z třetích zemí (zejm. USA), předávání probíhá na základě:

• Rozhodnutí o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), pokud je poskytovatel certifikován.
• Standardních smluvních doložek (SCC) s přijetím dodatečných bezpečnostních opatření.

Cookies a profilování

Webové stránky používají soubory cookies.

• Nezbytné cookies: Jsou nutné pro technický chod webu (nepodléhají souhlasu).
• Analytické a marketingové cookies: Používáme pouze s vaším souhlasem.

Profilování: Správce v rámci marketingu může provádět segmentaci (profilování) klientů dle jejich preferencí (např. 2kk nebo 3kk). Nejedná se však o automatizované rozhodování s právními účinky ve smyslu čl. 22 GDPR. Proti tomuto profilování můžete kdykoli vznést námitku.

Práva Subjektu údajů

Jako subjekt údajů máte následující práva, která můžete uplatnit na e-mailu realestate@energo-pro.com:

• Právo na přístup: Získat potvrzení, zda a jaké údaje zpracováváme.
• Právo na opravu: Požadovat opravu nepřesných údajů.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“): Pokud pominul účel zpracování nebo byl odvolán souhlas a neexistuje jiný právní důvod pro uchování.
• Právo na omezení zpracování: V případech sporných údajů do doby vyřešení.
• Právo na přenositelnost: Získat údaje ve strukturovaném formátu (týká se automatizovaného zpracování na základě smlouvy/souhlasu).
• Právo vznést námitku: Pokud zpracováváme údaje na základě oprávněného zájmu (např. přímý marketing vůči stávajícím klientům), můžete vznést námitku a my zpracování ukončíme. U přímého marketingu (včetně souvisejícího profilování) ukončíme zpracování ihned.
• Právo odvolat souhlas: Kdykoli, bez sankce.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz), pokud se domníváte, že byla porušena vaše práva.

Závěrečná ustanovení

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 1. 12. 2025. Správce si vyhrazuje právo Zásady v budoucnu změnit, přičemž o podstatných změnách bude Klienty informovat (např. e-mailem nebo oznámením na webu).

Poskytnutí osobních údajů pro účely uzavření smlouvy je smluvním požadavkem. Neposkytnutí údajů může vést k nemožnosti uzavřít smlouvu či provést rezervaci. Poskytnutí údajů pro marketingové účely (nad rámec oprávněného zájmu) je zcela dobrovolné.